社会人になってメールの書き方で苦労した方もいらっしゃると思います。
かくいう私自身も、メールの書き方があまりうまくないため、改めて学んでいるところです。
メールに苦手意識を持たないようにするために、書き方のルールをまとめてみました。
目次
メールの５つの鉄則
①すべてのメールは送ることが、真の目的ではないと心得る
メールを送るには必ず意味があります。
参加者を募ったり、書類を依頼したりと、相手に要望することが多いと思います。
先に用件（要旨）を伝えると、相手に何の用か一目瞭然となります。
メールの目的の明確にして、相手に気持ちよく動いてもらうことで仕事の効率をアップさせていきましょう。
②情報量は少なすぎると不親切。でも、多すぎても不快
まずは一文を短くして、短時間で、正確に相手に伝わるメールを心掛けましょう。
説明文が長いメールは、それだけで相手が読む気をなくしてしまいます。
読みやすいメールは、１文が５０文字以内が目安です。
シンプルなメールは見やすいですが、情報が少なすぎると意図がわかりずらくなるケースもあります。
メールの受信者が質問を投げ返さなくもいいように、内容に過不足ない、わかりやすいメールを送ることが大切です。
③秒で「読みやすそう！」と思わせるには、”内容”より”見た目”
読みやすいメールは文言だけでなく、形式など”見た目”も大切です。
したがって、次のことを、意識すると読みやすくなります。
・1行の文字数は２０～３０文字を目安とし、文節や句読点で適宜改行する。
・できるものは箇条書きにしてスッキリ見せる。
・小見出しをつかって、メリハリをつける
・改行で空きの行をつくったり、◆【】などの記号を入れて見やすくする
④遠慮せず「具体的なアクション」を求める
「ご返信をおまちしております」「ご都合のいい日時をお知らせください」など具体的な言葉があれば、相手がアクションを取りやすくなります。
期限を守らせたい時は、理由もつけると相手が納得して動いてくれやすいです。
⑤文章を入力する時間を１秒でも減らす
メールで使う文章は、よく使う語句やフレーズが多いです。
場合に応じた適切な言葉を覚えることで、メール作成の時間が減ります。
また、「単語登録」を活用することで、入力時間を格段に減らすことが出来ます。
・お世話になります。→ ”おせ”
・いつもお世話になっております。→”いつ”
・よろしくお願いします → ”よろ”
感じのいい伝え方
クッション言葉を使う
- お手数をおかけしますが
- 恐れ入りますが
- ご多忙のところ申し訳ございませんが
- ご多忙とは存じますが、お返事いただけると幸いです
- 差し迫ってのことで恐れ入りますが
- （何度目かの依頼のとき）びたびお手数おかけして恐縮ですが
- 大変心苦しいのですが
- 検討を重ねましたが
- 申し上げにくいのですが
- 細かいことで恐縮ですが
- 不躾なお願いではございますが
- 勝手なお願いではございますが
- 昨日はお忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございます。
- 先ほどお電話いたしましたが、ご不在の要でしたのでメールにて失礼します。
- 立て続けのメールにて失礼します。
感情に訴えるメッセージ
- 相手の体調を気遣う
→ ご自愛ください - 相手の苦労をねぎらう
→ 厳しいスケジュールの中、迅速に対応いただきありがとうございます - 相手の回復を祈る
→ 一日も早い快復をお祈り申し上げます - ゆっくり休んでほしいことをつげる
→ ご無理だけはなさらずに、お大事になさってください。
シーン別の定番フレーズ集
感謝
- お力添えをいただき、本当にありがとうございました。
- 重ねて御礼申し上げます
- 今回の件に関しましては特別のご配慮をいただき、ご厚情痛み入ります。
依頼
- ～していただければ幸いです。
- ～のほど、よろしくお願いいたします。
- ～をお願いしたく、ご連絡した次第です。
- ～の内容について確認がありご連絡した次第です
- ～の件で確認したいことがございます。
- ～の件で確認したく、メールを送りました。
依頼内容が長ければ、冒頭に「要旨」を入れると分かりやすくなります。
- ご検討くださいませんか
- ご検討いただければ幸いです。
- ご状況はいかがでしょうか
- ご連絡をいただいておらず、いかがされたかと案じています
相手に催促する際にも、「返事はまだでしょうか」のようなストレートな言い方をせず、感じよく伝えましょう。
- 行き違いでしたら申し訳ありませんが、～についてご確認いただければ幸いです。
- 急かすようで申し訳ございませんが、本日中の回答をお待ちしています。
- 添付ファイルが開けないようです。ご確認の上、再送していただけませんか。
- ～について、ご教示いただければ幸いです
- 後学のためにお伺いしたいのですが
謝る
- 大変失礼いたしました
- 心よりお詫び申し上げます。
- 誠に心苦しいのですが、どうかご理解くださいますようにお願い申し上げます。
- 言葉足らずで、申し訳ございません。
- 資料送付の件、失念しておりました。
- 私の不手際でご迷惑をおかけして申し訳ございません。
- このたびは連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。
- このたびは当方のミスでこのような事態を招き、誠に申し訳ございません。
- このような事態に至りましたことを謹んでお詫び申し上げます
- お客様にご迷惑をおかけしたことを陳謝いたします。
- 度重なる不手際、お詫び申し上げようもございません
- ご不快の念をおかけしまして申し訳ございません。
断る
- お引き受けしたいのはやまやまですが、今回は時期的に厳しいのでお引き受けいたしかねます。
- 弊社の生産が間に合っておらず、新規の注文はお受けいたしかねる状況です。
- 社内でも検討を重ねてまいりましたが、予算が足りず見合わせることにしました。
最終的に断る場合でも、断る理由を丁寧に説明することで、相手の印象も違ってきます。
- 当日は”あいにく”都合がつきません。
- 当日は”残念ながら”都合がつきません。
- せっかくですが、参加できません。
- ”折悪しく”、外せない用事が入りまして
- ご容赦ください
事情を説明する
- ～の件について、ご説明いたします。
- 認識の相違がありましたら、お知らせいただければ幸いです。
- 説明が不十分であった点もあるかと存じますので、改めてご説明します。
受け取ったこと、送ったことを伝える
- 納品書、たしかに受領いたしました。
- 契約書を拝受しました。
- お土産のお菓子を頂戴しまして、ありがとうございました。
- 見積書をお送りしたので、ご査収ください。
- ご査収の程よろしくお願いします。
- プレゼン資料をお送りするので、お目通しを願います。
- 契約の内容に関して、異存はございません
- お送りいただいた修正内容で問題ございません
- 会議の冒頭に貴社部長がご挨拶される旨、承知しました。
- 工場視察の日程変更の件、承りました。
「了解しました」は、上から目線だと受け取られることもあるようです。なるべく避けましょう。
品よく見せる言葉への言い換え
・なるほど
→おっしゃる通りです。
→確かにそうですね。
・大丈夫です
→問題ございません
→差し支えありません
・それでいいです
→異存はございません
→異論はありません
→同意します
やばい
→大変だ
→危惧される
→都合が悪い
ぶっちゃけて言うと
→ありていに言えば、
→率直に言うと
すみません、忘れておりました。
→すみません、失念しておりました。
忘れてください
→ご放念ください
知っておいてください
→お含みおきください
今日のまとめ
メールの書き方、フレーズ集についてまとめました。
一度覚えてしまえば、応用がかなり効くので、ぜひマスターしましょう。
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